Tietosuojaseloste

Tämän tietosuojaselosteen tarkoitus on antaa tietoa siitä, kuinka Viipurin Tuberkuloosisäätiö käsittelee apurahanhakijoiden henkilötietoja. Tietosuojaseloste kuvaa myös apurahanhakijan oikeuksia säätiötä kohtaan ja sitä, kuinka apurahanhakija saa oikeutensa voimaan.

Rekisterinpitäjä

Viipurin Tuberkuloosisäätiö on rekisterinpitäjä henkilötietojen käsittelyssä, joka suoritetaan säätiön toimesta tai säätiön lukuun. Säätiön yhteystiedot: Viipurin Tuberkuloosisäätiö sr, y-tunnus 0565921-8, Maaherrankatu 13 C, 53100 LAPPEENRANTA.

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Mari Kurkan

Rekisterin nimi

Viipurin Tuberkuloosisäätiön apurahahakijarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Viipurin Tuberkuloosisäätiön apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittely

Käsiteltävät henkilötiedot

Säätiö kerää ja käsittelee apurahanhakijan nimen, oppiarvon tai ammatin, kotiosoitteen, sähköpostiosoitteen, tiedon Etelä-Karjalan Lääkäriseuran ja Viipurin Duodecimin jäsenyydestä, tiedon haettavan apurahan summasta, tarkoituksesta, mahdollisen tutkimuksen nimestä, tiedon myönnettävän apurahan käytön ajankohdasta ja käytöstä työskentelyyn tai kuluihin, tiedon mahdollisen työryhmän muista jäsenistä ja tiedon muista samaan tarkoitukseen haetuista ja saaduista apurahoista sekä aiemmista apurahoista Viipurin Tuberkuloosisäätiöltä. Lisäksi säätiö pyytää niiltä, joille apuraha on jo myönnetty henkilötunnuksen ja pankkiyhteystiedot

Henkilötietojen keruun peruste, käyttötarkoitus ja luovutukset

Kaikki säätiön keräämät tiedot perustuvat apurahanhakijan omiin ilmoituksiin tämän ja kerätään tämän omalla suostumuksella. Säätiön on käsiteltävä näitä tietoja voidakseen arvioida hakemuksia ja myöntää niiden perusteella apurahoja. Henkilötunnus rekisteröidään apurahan saajan ja apurahan myöntäjän oikeusturvan varmistamiseksi. Apurahan myöntäjällä on lisäksi lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa mm. apurahan saajien henkilötunnukset Verohallinnolle maksettujen apurahojen vuosi-ilmoitusaineistossa. Lisäksi säätiö ilmoittaa apurahansaajan tiedot Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle silloin kun apurahansaajan vakuutusvelvollisuus täyttyy tai sen epäillään täyttyvän. Apurahan saaneen henkilö- ja pankkiyhteystiedot ilmoitetaan apurahan maksatusta varten säätiön maksuliikennettä hoitavalle taholle. Apurahaa saaneiden nimet, apurahasummat ja apurahan käyttötarkoituksen säätiö julkistaa. Muita tietoja ei luovuteta säätiön ulkopuolisille tahoille ilman apurahanhakijan nimenomaista suostumusta.

Tietojen käsittely ja säilytys

Apurahan hakijan henkilötietoja käsitellään ainoastaan EU/ETA-alueella. Apurahahakemukset ja apuraharaportit (tai kopio opinnäytetyöstä) säilytetään pääosin 10 vuoden ajan. Tieto myönnetystä apurahasta (hakijan nimi, summa, apurahan tarkoitus, myöntövuosi) säilytetään pysyvästi säätiön historiatiedon keruuta varten.

Rekisterin suojaus

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muin tieto-turvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Tarkastuspyynnön on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti henkilöllisyys varmentaen rekisterinpitäjän luona. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää säätiötä poistamaan henkilötiedot mikäli ne eivät enää ole tarpeellisia siinä tarkoituksessa, johon ne on kerätty. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.